От запитване с PDF спецификация до чернова на B2B оферта: процесът стъпка по стъпка
Проследете B2B запитване от PDF до чернова на оферта: SKU, липсващи параметри, ценова листа, проверими сметки и одобрение преди изпращане.
Как PDF запитването се превръща в проверима оферта.
Автоматизацията на B2B оферти по спецификация трябва да извлича изискванията, да ги съпоставя с одобрен каталог и да подготвя чернова. Цените, отстъпките и сроковете идват от разрешени бизнес източници; сумите се изчисляват с проверима логика. Търговецът одобрява условията и получателя преди изпращане.
Този процес започва след квалифицирането на запитването. Клиентът вече е подходящ и има конкретна нужда; остава работата по спецификацията. Така разширяваме приложението на AI автоматизацията за продажби, без да смесваме подготовката на оферта с оценяването на лийдове.
Опишете входа и минималните условия за офериране.
Входящият имейл може да съдържа PDF с технически параметри, таблица с количества и свободен текст за доставка. Съхранете оригинала и връзката между съобщението, приложенията и клиента. Отделете изрично поискана характеристика от предполагаема или липсваща стойност.
За всеки продуктов тип определете кои параметри са задължителни. При детайл по чертеж това може да са материал, размер, толеранс и количество; при стандартен артикул - каталожен номер и бройки. „Подобен на предишния“ не е достатъчно основание за автоматичен избор.
Синтетичен пример: от спецификация до таблица.
Следващият пример е измислен за обяснение на метода. Цените са в евро и не представляват ценова листа на AI For Business или реален доставчик. В демонстрационен PDF може да се запише следното запитване:
Моля за оферта за 40 бр. монтажен комплект MK-10 и 25 бр. защитен капак, модел C-20. За капаците ни трябва вариант за външен монтаж. Посочете доставка до склада ни. Желаният срок е до края на месеца.
| Ред | Извлечено | Каталог | Статус |
|---|---|---|---|
| 1 | MK-10, 40 броя | MK-10 е точно съвпадение | Готов за ценова проверка |
| 2 | C-20, 25 броя, външен монтаж | Каталогът има C-20-IN и C-20-OUT | Нужно потвърждение на варианта |
| Доставка | До склад; край на месеца | Липсват адрес и конкретна дата | Нужно уточнение |
AI може да предложи C-20-OUT като вероятен кандидат. Това не превръща съвпадението в одобрена спецификация. Черновата трябва да показва откъса от PDF, намерения артикул и защо редът изисква проверка.
При сканиран PDF проверете и качеството на извличането. Изгубена десетична запетая или преместен ред променя офертата. Този слой се подготвя като AI обработка на документи, отделно от търговските правила.
Задайте кратки въпроси за липсващите параметри.
Съберете уточненията в едно съобщение: „Потвърдете C-20-OUT, точния адрес за доставка и желаната календарна дата.“ Не карайте клиента да повтаря вече наличните количества. Не попълвайте адрес от стара оферта, освен ако процесът позволява това и клиентът го потвърди.
Разделете състоянията „чака уточнение“, „готова чернова“, „чака одобрение“ и „изпратена оферта“. Липсващият параметър трябва да блокира само засегнатите действия, като остава видим за търговеца. При противоречие между имейла и PDF поискайте изрично решение коя спецификация е действаща.
Изчислете цената по одобрени правила.
След потвърждение на артикула извлечете цената от действаща ценова листа за съответния клиент, валута и период. Запазете идентификатор на листата и версията. AI не трябва да „оценява“ цена по общи познания или да предлага отстъпка извън разрешения диапазон.
| Артикул | Брой | Единична цена | Ред без данък |
|---|---|---|---|
| MK-10 | 40 | 18,00 EUR | 720,00 EUR |
| C-20-OUT | 25 | 12,00 EUR | 300,00 EUR |
| Обща стойност на стоките | 1 020,00 EUR | ||
| Примерна разрешена отстъпка 5% върху стоките | 51,00 EUR | ||
| Стоки след отстъпка | 969,00 EUR | ||
В примера доставката и данъчното третиране още не са включени. Изчислете ги само след проверка по правилата на компанията. Използвайте десетична аритметика или най-малката парична единица и договорено закръгляване. Генеративният модел може да оформя текста; счетоводната сметка трябва да се възпроизвежда независимо.
Подгответе чернова с видими основания.
Чернова, не е изпратена. Оферта Q-DEMO-01: 40 бр. MK-10 и 25 бр. C-20-OUT, съгласно потвърдената спецификация. Стоки след одобрена отстъпка: 969,00 EUR без данък. Доставка, данъци, срок и валидност: попълват се от проверените условия преди одобрение. Приложения: потвърдена спецификация и версия на ценовата листа.
Не заменяйте липсващия срок с общо обещание „доставка до пет дни“. Проверете наличността или производственото планиране, а при производствен бизнес - и реалната възможност за изработка. Ако срокът не е потвърден, офертата остава чернова.
Одобрете, изпратете и проследете версията.
Одобряващият вижда входната спецификация, съпоставените SKU, сметката, изключенията и точния получател. Промяна на количество, артикул или цена след одобрението трябва да го обезсили и да върне новата версия за преглед.
След изпращане запишете идентификатора на съобщението и версията на офертата. Повторно изпълнение на процеса не трябва да изпраща второ копие автоматично. Проверете този риск чрез подхода за повторени събития и двойни изпращания.
Въпроси за автоматизираните оферти.
Може ли AI сам да избира технически заместител?
Може да предложи кандидат с основания, но изборът следва одобрени правила за съвместимост. При неясен параметър или значимо отклонение е нужно потвърждение от компетентен човек.
Какво става при нов PDF със сменено количество?
Създава се нова версия на изискванията и черновата. Предишното одобрение не важи автоматично за променената оферта.
Може ли офертата да се изпраща без човек?
Само за предварително разрешен и проверен обхват с ясни правила. Подходящото начало е чернова с човешко одобрение, особено при технически спецификации и договорни условия.
Как да започнете с вашия процес.
Подгответе обезличено запитване, каталог, правила за цена и пример за одобрена оферта. С тях може да се провери целият път от документа до търговската чернова. Обсъдете автоматизацията на подготовката на оферти.