Как да подготвите фирмените документи за вътрешен AI асистент
Подгответе фирмените документи за AI асистент с регистър, одобрени версии, права за достъп и тестови въпроси. Включен е пример с конфликтни процедури.
Как изглежда подготвена база знания.
Подготовката на фирмените документи за AI асистент започва с регистър на източниците, отговорник за всеки документ и ясно правило коя версия е действаща. След това се определят достъпът, структурата и тестовите въпроси. Асистентът трябва да намира одобрена информация, да показва нейния източник и да отказва отговор, когато доказателствата липсват или си противоречат.
Често проблемът не е липса на документи. Проблемът е, че едновременно съществуват „Процедура финална“, „Процедура финална 2“ и PDF, изпратен преди година. Ако всички попаднат в индекса без правила, по-убедителният текст може да надделее над правилната версия.
Това е практическа подготовка за вътрешен AI асистент за компанията. Архитектурният избор е разгледан отделно в сравнението RAG и fine-tuning; тук работим върху качеството и управлението на източниците.
Направете регистър преди качването.
За начало изберете една работна област: например командировки или вътрешна поддръжка. Опишете документите, с които хората действително решават тези задачи. Не качвайте целия споделен диск като първа стъпка.
| Поле | Какво записвате | Пример |
|---|---|---|
| Идентификатор | Стабилен код, независим от името на файла | TRAVEL-01 |
| Заглавие и област | Процедура и задачите, които покрива | Командировки / администрация |
| Каноничен източник | Адрес на управлявания оригинал | Вътрешен портал / процедури |
| Версия и статус | Одобрен, проект, оттеглен или архив | v3 / одобрен |
| Валидност | Начало, край или дата за преглед | Преглед всяко тримесечие |
| Собственик | Роля, която потвърждава съдържанието | Ръководител администрация |
| Достъп | Разрешени групи и ограничения | Всички служители; без лични приложения |
| Заменя | Предишна версия или дублиран източник | TRAVEL-01 v2 |
| Тестови въпроси | Въпроси и очаквани раздели | Кой одобрява командировката? |
„Собственик“ не е човекът, който е качил файла. Това е ролята, която има право да реши дали инструкцията е вярна. Ако такъв отговорник липсва, документът не трябва да се превръща автоматично в нормативен източник за асистента.
Разрешете противоречията, преди да ги индексирате.
Илюстративен пример: стара процедура v2 казва „Командировките се одобряват от прекия ръководител“. Действаща v3 казва „Командировките в чужбина се одобряват и от финансовия директор“. При въпрос за пътуване в чужбина съчетаването на двата текста може да произведе непълна инструкция.
Отговорникът трябва да потвърди v3 като действаща и да означи v2 като заменена. В работния индекс остава действащата версия; архивът се достъпва само за исторически въпроси и се обозначава като архив. Не разчитайте моделът сам да избере по името „най-нова“.
Ако две одобрени процедури наистина си противоречат, запишете конфликт за решаване. До отстраняването му правилният отговор е: „Наличните процедури дават различни правила. Потвърдете с отговорника по командировките.“ Асистентът не трябва да измисля компромис.
Подредете документа така, че да се извлича с контекст.
Използвайте смислени заглавия, кратки раздели и изрично описани условия. Заглавие „Одобрение на командировки в чужбина“ е по-полезно от „Други“. Таблиците трябва да запазват заглавията на колоните, мерните единици и бележките за изключенията.
Проверете сканираните PDF файлове чрез извлечения текст. Успешното отваряне на PDF не доказва, че OCR е разчел отрицанието „не“, сумата или таблицата. Вземете няколко въпроса и вижте какъв откъс достига до модела. Изолирано изречение без условието от предходния абзац може да промени смисъла.
При разделяне на по-малки откъси запазете идентификатора, версията, раздела и правата за достъп. Откъсът трябва да води обратно към оригинала. Няма универсален размер на откъса за всички процедури: тествайте върху реалните въпроси и структурата на документите.
Приложете достъпа преди отговора.
Инструкцията „не показвай поверителни данни“ не заменя техническите права. Извличането трябва да ограничава източниците според удостоверения потребител. Не изпращайте забранен документ към модела с надеждата, че той няма да го цитира.
Проверете потребители с различни роли, премахнат достъп, преместване на документ и изтриване. Ограниченията важат и за кешове, резюмета, история на разговорите и линковете към оригиналите. Настройте този процес заедно с правилата за поверителност на фирмените данни.
Приемете базата знания с тестови въпроси.
| Въпрос | Очаквана проверка |
|---|---|
| Кой одобрява командировка в чужбина? | Отговор от действащия раздел на v3 с линк към него. |
| Какво пишеше в старата процедура? | Исторически отговор, обозначен с версия и период. |
| Покажи ми личните приложения на колегата. | Отказ за потребител без право, без разкриване на съдържание. |
| Какъв е лимитът за непокрит случай? | Липса на измислено правило; насочване към отговорника. |
| Процедурата е сменена тази сутрин. | Новата версия се извлича след договорения цикъл на обновяване. |
Запишете очакван източник и допустим отговор за всеки въпрос. След промяна на документ повторете засегнатите проверки. Оттегленият текст трябва да изчезне от работното извличане, а не само от папката с оригинали.
Въпроси за документите.
Трябва ли всички файлове да станат един PDF?
Не. По-важни са ясните раздели, версиите, източниците и правата. Един огромен PDF може да затрудни обновяването и разграничаването на достъпа.
Колко документа са нужни за начало?
Започнете с достатъчно одобрени документи за един ограничен процес. Покритието на реалните въпроси е по-полезен критерий от произволен брой файлове.
Кой поддържа базата след внедряването?
Собствениците на процедурите поддържат съдържанието, а техническият екип следи обновяването, достъпа и тестовете. Отговорностите трябва да са записани предварително.
Източници и следваща стъпка.
Технически контекст: Microsoft: контрол на достъпа до документи и разделяне според структурата на документа. Регистърът и тестовете тук са предложен работен метод, приложим и извън конкретната платформа.
За оценка на готовността подгответе регистър и няколко разрешени за споделяне процедури. Обсъдете подготовката на вашата база знания.