Числата съществуват. Просто са в четири системи, които не си говорят, и две от тях дават различен отговор на един и същ въпрос.
Компания подготвя месечна управленска справка от CRM, ERP, системата за задачи и няколко таблици. Подготовката отнема между един и два работни дни и се прави от човек, който през останалото време върши друго. Справката редовно излиза със закъснение, а част от обсъждането на всяка среща отива в изясняване защо две системи показват различни числа за един и същ период.
Този казус се появява почти винаги, когато компанията има повече от три системи и повече от един човек, който пита „как вървим“.
Шест стъпки в двата случая. Разликата е кой събира и кой обяснява.
Събирането отнема повече от анализа.
Черновата е готова в уговорения ден. Обяснението остава човешко.
Системата казва какво се е променило. Защо се е променило и какво следва остава работа на човека, който е бил в ситуацията.
Не писането на справката е бавно. Бавно е сверяването — и особено моментът, в който две системи дават различно число и някой трябва да реши кое е вярното. Това решение се взема наново всеки месец, защото никъде не е записано кой източник е водещ.
Системата не прави прогнози и не дава препоръки за управленски решения. Тя събира, сверява и обобщава. Когато два източника не съвпадат, разминаването се показва изрично — а не се изглажда, за да изглежда справката подредена.
Веригата е една и съща във всички наши проекти. Разликата е какво стои във всяко звено.
Четири звена между източниците и срещата.
Бихме измервали: часове подготовка, разминавания между източници, дни закъснение спрямо графика
Разделението е изрично, защото от него зависи какво може да се обещае.
Определението на всеки показател — какво точно е „активен клиент“ — се записва веднъж, преди да се автоматизира броенето. Това е половината от работата.
Изключенията не са грешки в проекта. Те са това, което определя дали процесът ще работи в реална среда.
Четвъртото изключение спестява най-много спорове. Без дневник на промените всяко сравнение с минал период поражда въпроси.
Показателите се сравняват с изходно състояние, измерено преди началото.
Колко време отнема една справка.
Дали числата издържат проверка.
Дали справката се ползва.
И къде не си заслужава — това е също толкова полезно да се знае.
Последното е по-често срещано, отколкото изглежда. Преди да автоматизираме отчет, питаме кой го чете и какво решава от него.
Илюстративен сценарий. Описаният случай е примерна структура на работен процес, а не резултат при конкретен клиент. Показателите описват какво бихме измервали при реално внедряване. Измерени данни публикуваме само със съгласие на клиента и с описана методология.
И колко време отнема тя днес — това са двете числа, от които започваме.
Този примерен сценарий може да бъде отправна точка за собствен проект. Конкретният обхват, достъпите и критериите за приемане се уточняват за вашите системи.
Ползваме бисквитки само за да разберем как се ползва сайтът. Без съгласие не се зарежда нищо. Подробно в политиката за бисквитки.
